Arrangør: opprett og drift et arrangement

Denne veiledningen er for deg som arrangerer et arrangement: en messe, et marked, en popup eller et matarrangement. Du oppretter arrangementet, bestemmer hvem som får stand, og styrer siden besøkende lander på.

Skal bedriften din i stedet delta med en stand, er det Arrangementer og standsalg du vil ha. De to rollene er atskilt med vilje: arrangøren eier arrangementet og standnavnene, utstilleren eier sin egen meny og sine egne priser.

Forutsetninger

• Kontoen din må ha arrangørtilgang. Den gis av Finta.no og kommer som en invitasjonslenke du åpner mens du er innlogget.
• Uten tilgang viser arrangørsidene en melding om manglende tilgang i stedet for et tomt skjermbilde.

Dette lærer du

• Opprette et arrangement og gjøre det klart til godkjenning
• Forskjellen på de to QR-kodene, og hvorfor bare den ene skal på plakat
• Bygge standlisten på tre måter
• Plassere stands på kart eller planskisse
• Fjerne en stand, og hva som skjer med den etterpå
• Lese besøkstall og fakturering

Hele arrangørflyten

1. Opprett arrangementet som utkast.
2. Last opp forsidebilde, skriv beskrivelsen og legg inn kontaktinfo.
3. Bygg standlisten: legg inn stands selv, inviter på e-post, eller del selvregistrerings-QR-en.
4. Send arrangementet til godkjenning.
5. Etter publisering: plasser stands på kartet og del den offentlige lenken.
6. Underveis og etterpå: følg besøkstall og fakturering.

Opprett arrangementet

Velg type — messe, matarrangement, marked, popup eller expo — og fyll inn navn, datoer og sted.

Arrangementet er et utkast til du sender det inn. Du kan bare redigere detaljene mens arrangementet er utkast eller avvist; etter publisering er de låst. Det er derfor verdt å lese gjennom datoer og sted før du sender.

Et utkast du ikke vil bruke, kan slettes. Et publisert arrangement kan ikke.

Gjør arrangementet klart

Arrangementssiden viser en sjekkliste med det som gjenstår. To punkter blokkerer innsending:

De to siste er anbefalinger, ikke sperrer. Å kreve stands ville vært en vranglås: registrering åpnes nettopp for å få dem.

Send til godkjenning

Når forsidebildet er på plass, sender du arrangementet til gjennomgang hos Finta.no. Statusene betyr:

Bygg standlisten

Du har tre måter, og de løser hver sin situasjon.

Legg inn standen selv. For en utstiller som ennå ikke er på Finta.no. Du oppretter standen med et navn, og den vises på arrangementssiden med én gang. Utstilleren kan overta den senere.

Inviter på e-post. Du sender en invitasjon med standnavn og en melding. Utstilleren åpner lenken, logger inn og velger hvilken bedrift som skal delta. Standen blir hennes.

Del selvregistrerings-QR-en. Utstilleren skanner, logger inn og ber om stand. Forespørselen havner hos deg, og standen blir ikke offentlig før du har godkjent den.

De to QR-kodene er ikke like

Dette er det viktigste punktet på siden.

Arrangementet har to QR-koder, og de har motsatt formål:

• Den offentlige QR-koden sender besøkende til arrangementssiden. Den er laget for plakat, program og sosiale medier. Del den fritt.
• Selvregistrerings-QR-koden lar den som skanner be om en stand. Den bærer en hemmelig kode. Henger den på en plakat ved inngangen, kan hvem som helst som går forbi registrere en stand på arrangementet ditt.

Gi selvregistreringskoden bare til utstillere du faktisk vil ha med — på e-post, i et lukket utstillerbrev, eller vist fram i skranken.

Koden vises bare én gang. Finta.no lagrer den ikke i klartekst, så forlater du siden uten å kopiere eller skrive den ut, er den borte. Da er eneste utvei å lage en ny — og det gjør alle allerede utdelte koder ugyldige.

Plasser stands på kartet

Arrangementet har tre kartmoduser:

• Geografisk kart — hver stand får ekte koordinater. Passer for et marked som brer seg over et torg eller en gate.
• Planskisse — du laster opp en plantegning og setter et punkt per stand. Passer innendørs, i en messehall.
• Ingen kart — kartet skjules helt. Passer for et lite arrangement der plassering ikke betyr noe.

Velg modus først; de to første utelukker hverandre.

Arrangementssiden

Under fanen for arrangementssiden styrer du innholdet besøkende ser: beskrivelsen, bildegalleriet og kontaktinformasjonen.

Forsidebildet ligger også her, og kan byttes også etter publisering — det er det eneste av de godkjente feltene som kan det. Herfra finner du dessuten den offentlige lenken og QR-koden til siden. Vil du sjekke hvordan arrangementet ser ut utenfra, åpner du lenken — det er nøyaktig siden en besøkende får.

Standnavn og plassering hører til deg

Standnavnet eies av arrangøren, ikke av utstilleren. Det er navnet som står på kartet og i deltakerlisten, så det må stemme med plantegningen og det trykte programmet. En utstiller som vil ha navnet endret, må be deg om det.

Utstilleren eier på sin side beskrivelsen av standen, menyen og prisene. Du redigerer ikke disse.

Fjerne en stand

En fjernet stand forsvinner fra arrangementssiden med én gang, men slettes ikke umiddelbart. Den beholdes i 30 dager, slik at en stand som ble fjernet ved en feil kan legges inn igjen uten at noe går tapt.

En stand som har mottatt bestillinger, slettes aldri automatisk. Ordrehistorikken er regnskap, og den blir stående.

Besøkstall

Analysen for arrangementet viser besøk på siden og deltakelse.

Den viser ikke omsetningen til den enkelte utstilleren. Det er et bevisst valg: hva en stand solgte for, er utstillerens tall, ikke arrangørens.

Fakturering

Faktureringssiden viser hva du som arrangør skylder Finta.no i standavgift, gruppert per arrangement, med utestående og fakturerte beløp per stand.

Heller ikke her vises utstillernes omsetning — av samme grunn som over.

Vanlige problemer

Arrangørsidene sier at jeg mangler tilgang. Kontoen har ikke arrangørtilgang ennå, eller du er logget inn med en annen konto enn den invitasjonen gjaldt.

Jeg får ikke sendt arrangementet til godkjenning. Forsidebildet mangler. Det er det eneste punktet som blokkerer.

Jeg får ikke redigert datoene lenger. Arrangementet er publisert. Detaljene kan bare endres mens det er utkast eller avvist. Forsidebildet er unntaket: det ligger under Arrangementsside og kan byttes når som helst.

En stand jeg ikke kjenner igjen har dukket opp som forespørsel. Selvregistrerings-QR-en har kommet på avveie. Avslå forespørselen og lag en ny kode — den gamle slutter da å virke.

En utstiller sier standnavnet er feil. Navnet er ditt å endre, i deltakerlisten.

En stand ble fjernet ved en feil. Legg den inn igjen innen 30 dager.

Neste steg

Les Arrangementer og standsalg for utstillerens side av samme arrangement, og Anmeldelser og support hvis du trenger hjelp.

Flytdiagram

flowchart TD
  accTitle: Arrangørens flyt fra utkast til avsluttet arrangement
  accDescr: Flyten viser oppretting av arrangementet, sjekklisten før innsending, godkjenning hos Finta.no, de tre måtene å bygge standlisten på, og driften etter publisering.
  A["Opprett arrangementet<br/>som utkast"] --> B["Last opp forsidebilde,<br/>beskrivelse og kontaktinfo"]
  B --> C{"Forsidebilde på plass?"}
  C -- "Nei" --> B
  C -- "Ja" --> D["Send til godkjenning"]
  D --> E{"Finta.no godkjenner?"}
  E -- "Nei" --> F["Avvist:<br/>rediger og send inn på nytt"]
  F --> D
  E -- "Ja" --> G["Publisert"]
  G --> H{"Hvordan kommer standene inn?"}
  H -- "Utstiller ikke på Finta.no" --> I["Legg inn standen selv"]
  H -- "Kjent e-postadresse" --> J["Send invitasjon"]
  H -- "Selvregistrerings-QR" --> K["Utstiller ber om stand"]
  K --> L{"Godkjenner du?"}
  L -- "Nei" --> M["Standen blir ikke offentlig"]
  L -- "Ja" --> N["Standen er offentlig"]
  I --> N
  J --> N
  N --> O["Plasser standen på kart<br/>eller planskisse"]
  O --> P["Del den offentlige lenken<br/>og QR-koden"]
  P --> Q["Følg besøkstall<br/>og fakturering"]