Arrangör: skapa och driva ett evenemang

Den här guiden är för dig som arrangerar ett evenemang: en mässa, en marknad, en popup eller ett matevenemang. Du skapar evenemanget, bestämmer vem som får en monter och styr sidan som besökarna kommer till.

Om ditt företag i stället deltar med en monter är det Evenemang och monterförsäljning du ska läsa. De två rollerna är avsiktligt åtskilda: arrangören äger evenemanget och monternamnen, utställaren äger sin egen meny och sina egna priser.

Innan du börjar

• Ditt konto behöver arrangörsåtkomst. Den ges av Finta.no och kommer som en inbjudningslänk som du öppnar när du är inloggad.
• Utan den visar arrangörssidorna ett meddelande om åtkomst i stället för en tom skärm.

Det här lär du dig

• Skapa ett evenemang och göra det klart för granskning
• Skillnaden mellan de två QR-koderna, och varför bara den ena hör hemma på en affisch
• Tre sätt att bygga monterlistan
• Placera montrar på en karta eller en planritning
• Ta bort en monter, och vad som händer med den efteråt
• Läsa besöksstatistik och fakturering

Hela arrangörsflödet

1. Skapa evenemanget som utkast.
2. Ladda upp en omslagsbild, skriv beskrivningen och lägg till kontaktuppgifter.
3. Bygg monterlistan: lägg till montrar själv, bjud in via e-post eller dela ansöknings-QR-koden.
4. Skicka evenemanget för granskning.
5. Efter publiceringen: placera montrarna på kartan och dela den offentliga länken.
6. Under och efter evenemanget: följ besöksstatistik och fakturering.

Skapa evenemanget

Välj en typ – mässa, matevenemang, marknad, popup eller expo – och fyll i namn, datum och plats.

Evenemanget förblir ett utkast tills du skickar in det. Du kan bara redigera uppgifterna medan evenemanget är ett utkast eller har avvisats; när det har publicerats är de låsta. Det lönar sig därför att läsa igenom datum och plats innan du skickar in.

Ett utkast som du inte vill använda kan tas bort. Ett publicerat evenemang kan inte det.

Gör evenemanget klart

Evenemangssidan visar en checklista över det som fortfarande saknas. Två punkter blockerar inskickningen:

De två sista är rekommendationer, inte spärrar. Att kräva montrar skulle skapa ett dödläge: anmälan öppnas ju just för att få in dem.

Skicka för granskning

När omslagsbilden är på plats skickar du evenemanget till Finta.no för granskning. Statusarna betyder:

Bygg monterlistan

Du har tre sätt, och vart och ett löser en annan situation.

Lägg till montern själv. För en utställare som ännu inte finns på Finta.no. Du skapar montern med ett namn, och den visas direkt på evenemangssidan. Utställaren kan ta över den senare.

Bjud in via e-post. Du skickar en inbjudan med ett monternamn och ett meddelande. Utställaren öppnar länken, loggar in och väljer vilket företag som deltar. Montern blir deras.

Dela ansöknings-QR-koden. Utställaren skannar den, loggar in och ansöker om en monter. Ansökan hamnar hos dig, och montern blir inte offentlig förrän du har godkänt den.

De två QR-koderna är inte likadana

Det här är den viktigaste punkten på sidan.

Ett evenemang har två QR-koder, och de har motsatta syften:

• Den offentliga QR-koden skickar besökare till evenemangssidan. Den är gjord för affischer, program och sociala medier. Dela den fritt.
• Ansöknings-QR-koden låter den som skannar den ansöka om en monter. Den innehåller en hemlighet. Sätt upp den på en affisch vid entrén, så kan vem som helst som går förbi registrera en monter på ditt evenemang.

Ge ansökningskoden bara till utställare som du faktiskt vill ha med – via e-post, i ett slutet utskick till utställarna eller genom att visa den vid disken.

Koden visas bara en gång. Finta.no sparar den inte i läsbar form, så om du lämnar sidan utan att kopiera eller skriva ut den är den borta. Det enda sättet att få en kod igen är att generera en ny – och då blir alla koder som redan har delats ut ogiltiga.

Placera montrar på kartan

Ett evenemang har tre kartlägen:

• Geografisk karta – varje monter får riktiga koordinater. Passar en marknad som är utspridd över ett torg eller en gata.
• Planritning – du laddar upp en planritning och placerar en punkt per monter. Passar inomhus, i en mässhall.
• Ingen karta – kartan döljs helt. Passar ett litet evenemang där placeringen inte spelar någon roll.

Välj läge först; de två första utesluter varandra.

Evenemangssidan

Under fliken för evenemangssidan styr du vad besökarna ser: beskrivningen, bildgalleriet och kontaktuppgifterna.

Omslagsbilden finns också här och kan bytas även efter publiceringen – det är det enda av de godkända fälten som kan det. Här hittar du också den offentliga länken och QR-koden till sidan. Vill du se hur evenemanget ser ut utifrån öppnar du länken – det är exakt den sida som en besökare får.

Monternamn och placering är dina

Monternamnet tillhör arrangören, inte utställaren. Det är namnet som visas på kartan och i deltagarlistan, så det måste stämma med planritningen och det tryckta programmet. En utställare som vill ändra det måste be dig om det.

Utställaren äger i sin tur monterns beskrivning, menyn och priserna. Dem redigerar inte du.

Ta bort en monter

En borttagen monter försvinner direkt från evenemangssidan, men raderas inte på en gång. Den sparas i 30 dagar, så att en monter som togs bort av misstag kan återställas utan att något går förlorat.

En monter som har tagit emot beställningar raderas aldrig automatiskt. Orderhistoriken är bokföring, och den ligger kvar.

Besöksstatistik

Statistiken för evenemanget visar sidbesök och deltagande.

Den visar inte en enskild utställares intäkter. Det är avsiktligt: vad en monter sålde för är utställarens siffra, inte arrangörens.

Fakturering

Faktureringssidan visar vad du som arrangör är skyldig Finta.no i monteravgifter, grupperat per evenemang, med utestående och fakturerade belopp per monter.

Utställarnas intäkter visas inte heller här, av samma skäl som ovan.

Vanliga problem

Arrangörssidorna säger att jag saknar åtkomst. Kontot har inte arrangörsåtkomst ännu, eller så är du inloggad med ett annat konto än det som inbjudan gällde.

Jag kan inte skicka evenemanget för granskning. Omslagsbilden saknas. Det är den enda punkten som blockerar.

Jag kan inte längre redigera datumen. Evenemanget är publicerat. Uppgifterna kan bara ändras medan det är ett utkast eller har avvisats. Omslagsbilden är undantaget: den finns under fliken för evenemangssidan och kan bytas när som helst.

En monter som jag inte känner igen har dykt upp som ansökan. Ansöknings-QR-koden har kommit ut. Avvisa ansökan och generera en ny kod – den gamla slutar då att fungera.

En utställare säger att monternamnet är fel. Det är du som ändrar namnet, i deltagarlistan.

En monter togs bort av misstag. Lägg tillbaka den inom 30 dagar.

Nästa steg

Läs Evenemang och monterförsäljning om utställarens sida av samma evenemang och Recensioner och support om du behöver hjälp.

Flödesschema

flowchart TD
  accTitle: Arrangörens flöde från utkast till avslutat evenemang
  accDescr: Flödet visar hur evenemanget skapas, checklistan före inskickning, granskningen hos Finta.no, de tre sätten att bygga monterlistan och driften efter publiceringen.
  A["Skapa evenemanget<br/>som utkast"] --> B["Ladda upp omslagsbild,<br/>beskrivning och kontaktuppgifter"]
  B --> C{"Finns omslagsbilden på plats?"}
  C -- "Nej" --> B
  C -- "Ja" --> D["Skicka för granskning"]
  D --> E{"Godkänner Finta.no?"}
  E -- "Nej" --> F["Avvisad:<br/>redigera och skicka in igen"]
  F --> D
  E -- "Ja" --> G["Publicerad"]
  G --> H{"Hur kommer montrarna med?"}
  H -- "Utställaren finns inte på Finta.no" --> I["Lägg till montern själv"]
  H -- "Känd e-postadress" --> J["Skicka en inbjudan"]
  H -- "Ansöknings-QR" --> K["Utställaren ansöker om en monter"]
  K --> L{"Godkänner du?"}
  L -- "Nej" --> M["Montern förblir privat"]
  L -- "Ja" --> N["Montern är offentlig"]
  I --> N
  J --> N
  N --> O["Placera montern på en karta<br/>eller planritning"]
  O --> P["Dela den offentliga länken<br/>och QR-koden"]
  P --> Q["Följ besöksstatistik<br/>och fakturering"]