Organizator: tworzenie i prowadzenie wydarzenia

Ten przewodnik jest dla Ciebie, jeśli organizujesz wydarzenie: targi, jarmark, popup albo wydarzenie kulinarne. To Ty tworzysz wydarzenie, decydujesz, kto dostanie stoisko, i zarządzasz stroną, którą zobaczą odwiedzający.

Jeśli Twoja firma zamiast tego bierze udział ze stoiskiem, potrzebujesz przewodnika Wydarzenia i sprzedaż na stoisku. Role są rozdzielone celowo: wydarzenie i nazwy stoisk należą do organizatora, własne menu i ceny — do wystawcy.

Zanim zaczniesz

• Twoje konto musi mieć dostęp organizatora. Nadaje go Finta.no, a przychodzi jako link z zaproszeniem, który otwierasz po zalogowaniu.
• Bez dostępu strony organizatora pokażą komunikat o braku uprawnień zamiast pustego ekranu.

Czego się nauczysz

• Tworzyć wydarzenie i przygotować je do weryfikacji
• Rozróżniać dwa kody QR i rozumieć, dlaczego tylko jeden nadaje się na plakat
• Budować listę stoisk na trzy sposoby
• Rozmieszczać stoiska na mapie lub planie
• Usuwać stoisko i wiedzieć, co się z nim potem dzieje
• Czytać liczbę odwiedzin i rozliczenia

Cały proces organizatora

1. Utwórz wydarzenie jako wersję roboczą.
2. Wgraj zdjęcie główne, napisz opis, podaj dane kontaktowe.
3. Zbuduj listę stoisk: dodaj sam, zaproś mailem albo udostępnij kod QR do samodzielnego zgłoszenia.
4. Wyślij wydarzenie do weryfikacji.
5. Po publikacji: rozmieść stoiska na mapie i udostępnij link publiczny.
6. W trakcie i po: śledź odwiedziny i rozliczenia.

Utwórz wydarzenie

Wybierz typ — targi, wydarzenie kulinarne, jarmark, popup albo expo — i podaj nazwę, daty oraz lokalizację.

Wydarzenie pozostaje wersją roboczą, dopóki go nie wyślesz. Szczegóły edytujesz tylko wtedy, gdy jest wersją roboczą albo zostało odrzucone; po publikacji są zablokowane. Dlatego warto przeczytać daty i lokalizację przed wysłaniem.

Wersję roboczą, z której nie skorzystasz, możesz usunąć. Opublikowanego wydarzenia — nie.

Przygotuj wydarzenie

Strona wydarzenia pokazuje listę tego, czego jeszcze brakuje. Dwie pozycje blokują wysłanie:

Dwie ostatnie to zalecenia, nie blokady. Wymaganie stoisk byłoby zakleszczeniem: zapisy otwiera się właśnie po to, żeby je zdobyć.

Wyślij do weryfikacji

Gdy zdjęcie główne jest na miejscu, wysyłasz wydarzenie do weryfikacji w Fincie. Statusy oznaczają:

Zbuduj listę stoisk

Masz trzy sposoby, każdy na inną sytuację.

Dodaj stoisko sam. Dla wystawcy, którego jeszcze nie ma w Fincie. Tworzysz stoisko z nazwą i od razu pojawia się na stronie wydarzenia. Wystawca może je później przejąć.

Zaproś mailem. Wysyłasz zaproszenie z nazwą stoiska i wiadomością. Wystawca otwiera link, loguje się i wybiera, która firma weźmie udział. Stoisko staje się jego.

Udostępnij kod QR do samodzielnego zgłoszenia. Wystawca skanuje, loguje się i prosi o stoisko. Zgłoszenie trafia do Ciebie, a stoisko nie staje się publiczne, dopóki go nie zatwierdzisz.

Dwa kody QR to nie to samo

To najważniejszy punkt na tej stronie.

Wydarzenie ma dwa kody QR o przeciwnym przeznaczeniu:

• Kod publiczny prowadzi odwiedzających na stronę wydarzenia. Jest zrobiony na plakat, program i media społecznościowe. Udostępniaj swobodnie.
• Kod do samodzielnego zgłoszenia pozwala skanującemu poprosić o stoisko. Niesie w sobie sekret. Powieszony na plakacie przy wejściu pozwala każdemu przechodniowi zarejestrować stoisko na Twoim wydarzeniu.

Kod do zgłoszeń dawaj tylko wystawcom, których naprawdę chcesz — mailem, w zamkniętym liście do wystawców albo pokazując go w recepcji.

Kod wyświetla się tylko raz. Finta.no nie przechowuje go w czytelnej postaci, więc jeśli opuścisz stronę bez skopiowania lub wydrukowania, przepadnie. Jedyne wyjście to wygenerować nowy — a to unieważnia wszystkie już rozdane kody.

Rozmieść stoiska na mapie

Wydarzenie ma trzy tryby mapy:

• Mapa geograficzna — każde stoisko dostaje prawdziwe współrzędne. Pasuje do jarmarku rozłożonego na rynku albo wzdłuż ulicy.
• Plan — wgrywasz rysunek planu i stawiasz punkt dla każdego stoiska. Pasuje do wnętrz, do hali wystawienniczej.
• Bez mapy — mapa jest całkiem ukryta. Pasuje do małego wydarzenia, gdzie rozmieszczenie nie ma znaczenia.

Najpierw wybierz tryb; dwa pierwsze wykluczają się wzajemnie.

Strona wydarzenia

W zakładce strony wydarzenia zarządzasz tym, co widzą odwiedzający: opisem, galerią zdjęć i danymi kontaktowymi.

Tutaj jest również zdjęcie główne, które można zmienić także po publikacji — jako jedyne z zatwierdzanych pól. Tutaj znajdziesz też publiczny link i kod QR do strony. Żeby sprawdzić, jak wydarzenie wygląda z zewnątrz, otwórz link — to dokładnie ta strona, którą dostaje odwiedzający.

Nazwa i rozmieszczenie stoiska należą do Ciebie

Nazwa stoiska należy do organizatora, nie do wystawcy. To ona pojawia się na mapie i na liście uczestników, więc musi zgadzać się z planem i drukowanym programem. Wystawca, który chce ją zmienić, musi poprosić Ciebie.

Wystawca z kolei jest właścicielem opisu stoiska, menu i cen. Tego nie edytujesz.

Usuwanie stoiska

Usunięte stoisko znika ze strony wydarzenia od razu, ale nie jest kasowane natychmiast. Zostaje zachowane przez 30 dni, więc stoisko usunięte przez pomyłkę można przywrócić bez strat.

Stoisko, które przyjęło zamówienia, nigdy nie jest kasowane automatycznie. Historia zamówień to księgowość i zostaje.

Liczba odwiedzin

Analityka wydarzenia pokazuje odwiedziny strony i uczestnictwo.

Nie pokazuje obrotu poszczególnego wystawcy. To świadoma decyzja: ile sprzedało stoisko, to liczba wystawcy, nie organizatora.

Rozliczenia

Strona rozliczeń pokazuje, ile Ty jako organizator jesteś winien Fincie za opłaty za stoiska — w podziale na wydarzenia, z kwotami nierozliczonymi i zafakturowanymi dla każdego stoiska.

Obrót wystawców również nie jest tu pokazywany, z tego samego powodu co wyżej.

Częste problemy

Strony organizatora mówią, że nie mam dostępu. Konto nie ma jeszcze dostępu organizatora albo jesteś zalogowany na innym koncie niż to, którego dotyczyło zaproszenie.

Nie mogę wysłać wydarzenia do weryfikacji. Brakuje zdjęcia głównego. To jedyna blokująca pozycja.

Nie mogę już edytować dat. Wydarzenie jest opublikowane. Szczegóły zmienisz tylko w wersji roboczej albo po odrzuceniu. Wyjątkiem jest zdjęcie główne: leży w zakładce strony wydarzenia i można je wymienić w każdej chwili.

Pojawiło się zgłoszenie stoiska, którego nie znam. Kod QR do zgłoszeń wydostał się na zewnątrz. Odrzuć zgłoszenie i wygeneruj nowy kod — stary przestanie działać.

Wystawca mówi, że nazwa stoiska jest błędna. Nazwa jest Twoja do zmiany, na liście uczestników.

Stoisko zostało usunięte przez pomyłkę. Dodaj je ponownie w ciągu 30 dni.

Następne kroki

Przeczytaj Wydarzenia i sprzedaż na stoisku, żeby zobaczyć stronę wystawcy tego samego wydarzenia, oraz Opinie i wsparcie, jeśli potrzebujesz pomocy.

Diagram procesu

flowchart TD
  accTitle: Proces organizatora od wersji roboczej do zakończonego wydarzenia
  accDescr: Proces pokazuje tworzenie wydarzenia, listę kontrolną przed wysłaniem, weryfikację w Fincie, trzy sposoby budowania listy stoisk oraz prowadzenie wydarzenia po publikacji.
  A["Utwórz wydarzenie<br/>jako wersję roboczą"] --> B["Wgraj zdjęcie główne, opis<br/>i dane kontaktowe"]
  B --> C{"Zdjęcie główne gotowe?"}
  C -- "Nie" --> B
  C -- "Tak" --> D["Wyślij do weryfikacji"]
  D --> E{"Finta.no zatwierdza?"}
  E -- "Nie" --> F["Odrzucone:<br/>popraw i wyślij ponownie"]
  F --> D
  E -- "Tak" --> G["Opublikowane"]
  G --> H{"Jak dołączają stoiska?"}
  H -- "Wystawcy nie ma w Fincie" --> I["Dodaj stoisko sam"]
  H -- "Znany adres e-mail" --> J["Wyślij zaproszenie"]
  H -- "Kod QR do zgłoszeń" --> K["Wystawca prosi o stoisko"]
  K --> L{"Zatwierdzasz?"}
  L -- "Nie" --> M["Stoisko nie staje się publiczne"]
  L -- "Tak" --> N["Stoisko jest publiczne"]
  I --> N
  J --> N
  N --> O["Rozmieść stoisko na mapie<br/>albo na planie"]
  O --> P["Udostępnij publiczny link<br/>i kod QR"]
  P --> Q["Śledź odwiedziny<br/>i rozliczenia"]