Rezerwacje, stoliki i lista oczekujących

Moduł Rezerwacji łączy rezerwacje, kalendarz i dostępność. Restauracje mogą dodatkowo korzystać z widoku stolików i listy oczekujących, natomiast salony i firmy usługowe zwykle używają harmonogramów i pracowników.

Wymagania wstępne

• Rezerwacje są włączone dla firmy.
• Znasz swoją dostępność i pojemność oraz to, których pracowników, zasoby lub stoliki klienci mogą rezerwować.

Czego się nauczysz

• różnicy między godzinami otwarcia a godzinami możliwymi do rezerwacji
• jak tworzyć, wyszukiwać i przenosić rezerwacje
• jak w praktyce korzystać z widoku stolików i listy oczekujących

Pełny przebieg rezerwacji

Główna różnica polega na statusie po przesłaniu rezerwacji przez klienta: prawidłowa rezerwacja stolika zostaje natychmiast oznaczona jako Potwierdzona, podczas gdy wizyta w salonie jest tworzona jako Oczekująca i musi zostać obsłużona przez firmę. Ogólne zapytanie o usługę to odrębna ścieżka klienta i nie powinno być traktowane jako rezerwacja.

Proces przebiega następująco:

1. Firma publikuje rzeczywistą dostępność stolików, pracowników i zasobów.
2. Klient wybiera usługę lub stolik, termin oraz podaje dane kontaktowe.
3. Finta.no sprawdza pojemność, czas trwania, kompetencje i nakładające się rezerwacje tam, gdzie to istotne.
4. Rezerwacje stolików są potwierdzane natychmiast; wizyty w salonie czekają na potwierdzenie ze strony firmy.
5. Firma przenosi, anuluje lub aktualizuje status w całym cyklu życia rezerwacji.
6. Przeniesiona rezerwacja jest ponownie sprawdzana pod kątem pojemności i konfliktów przed zapisaniem.

Najpierw skonfiguruj dostępność

1. Przejdź do Operations → Bookings → Schedule.
2. Wybierz dni i przedziały czasowe, które klienci mogą rezerwować.
3. Powiąż pracowników lub zasoby z odpowiednimi usługami, gdy to istotne.
4. Ustaw czasy trwania, przerwy i pojemność.
5. Zapisz, a następnie przetestuj rezerwację ze strony skierowanej do klienta.

Godziny otwarcia w sekcji Business profile opisują, kiedy firma jest otwarta. Schedule określa terminy, które klienci mogą faktycznie zarezerwować.

Ręczne tworzenie rezerwacji

1. Przejdź do Bookings → Overview lub Reservations.
2. Wybierz New reservation.
3. Wybierz datę, godzinę, usługę/stolik oraz pracownika, jeśli dotyczy.
4. Wprowadź imię i nazwisko klienta oraz wymagane dane kontaktowe.
5. Sprawdź pojemność i zapisz.

System zwykle ostrzega, jeśli stolik, zasób lub pracownik są już zajęci.

Obsługa statusu po przesłaniu

W przypadku wizyt w salonie otwórz oczekującą rezerwację i wybierz, czy ją potwierdzić, czy anulować. W przypadku stolików zaakceptowana rezerwacja publiczna jest już potwierdzona.

Rezerwacji można później nadać między innymi następujące statusy:

• Potwierdzona, gdy klient ma miejsce
• Posadzony, gdy gość lub klient się pojawia
• Zakończona, gdy wizyta dobiegła końca
• Nieobecność, gdy klient się nie pojawia
• Anulowana, gdy rezerwacja nie dojdzie do skutku

Publiczny przebieg salonu zapisuje cenę i ewentualny rabat, ale nie uruchamia automatycznie transakcji płatniczej. Nie traktuj przesłanej rezerwacji salonu jako opłaconej bez oddzielnego potwierdzenia płatności.

Korzystanie z kalendarza

Calendar zapewnia przegląd oparty na czasie. Używaj go, aby znaleźć wolne terminy, otworzyć rezerwację lub ją przenieść.

Podczas przenoszenia rezerwacji:

• sprawdź, czy nowy termin ma wystarczającą pojemność
• sprawdź, czy pracownik lub stolik nadal pasuje
• poinformuj klienta o zmianie
• potwierdź, że pierwotny termin został zwolniony

W obecnym przebiegu rezerwacje przenosi firma. Nie ma ogólnej publicznej opcji samoobsługowej pozwalającej klientom na samodzielne przenoszenie lub anulowanie własnych rezerwacji.

Stoliki i widok stolików

Dla firm ze stolikami:

1. Utwórz stoliki z numerami i pojemnością.
2. Rozmieść stoliki w widoku stolików, jeśli funkcja jest włączona.
3. Używaj rezerwacji, aby przypisywać gości do stolików.
4. Sprawdź konflikty przed przenoszeniem lub łączeniem rezerwacji.

Lista oczekujących

Skorzystaj z listy oczekujących, gdy żądany termin jest zajęty. Zapisz żądany termin, liczbę gości i dane kontaktowe. Gdy zwolni się miejsce, utwórz lub powiąż rezerwację i poinformuj klienta.

Wpis na liście oczekujących nie jest potwierdzoną rezerwacją. Jasno zaznacz moment, w którym klient faktycznie ma miejsce.

Powiadomienia e-mail o nowych rezerwacjach

1. Przejdź do Rezerwacje → Ustawienia.
2. Włącz powiadomienia o nowych rezerwacjach.
3. Wybierz źródła, które mają powiadamiać: zamówienia online, online, telefon, ręcznie lub kiosk.
4. Dodaj maksymalnie trzech odbiorców i zapisz.

Rezerwacje utworzone przez Ciebie w panelu mają źródło ręcznie i nie powiadamiają, dopóki nie wybierzesz tego źródła. Odbiorcy są niezależni od tych dla zamówień, więc rezerwacje mogą trafiać na recepcję, a zamówienia do kuchni.

Kolejne kroki

Udostępnij rezerwacje klientom za pomocą Widżetów i uruchomienia lub dowiedz się, jak przenieść rezerwację w sekcji Typowe przepływy pracy.

Schemat przepływu

flowchart TD
  accTitle: Przebieg rezerwacji dla stolików i wizyt w salonie
  accDescr: Przebieg pokazuje wspólną konfigurację i kroki klienta, a następnie różnicę między rezerwacjami stolików potwierdzanymi natychmiast a wizytami w salonie, które czekają na potwierdzenie ze strony firmy.
  A["Firma konfiguruje usługi,<br/>zasoby, stoliki i dostępność"] --> B["Klient wybiera datę, godzinę<br/>i podaje swoje dane"]
  B --> C{"Co jest rezerwowane?"}
  C -- "Stolik" --> D["Sprawdź pojemność<br/>i konflikty czasowe"]
  D --> E{"Dostępna pojemność?"}
  E -- "Nie" --> F["Wybierz inny termin<br/>lub użyj listy oczekujących"]
  F --> B
  E -- "Tak" --> G["Rezerwacja zostaje potwierdzona"]
  C -- "Wizyta w salonie" --> H["Sprawdź zabieg, pracownika,<br/>czas trwania i konflikt czasowy"]
  H --> I{"Prawidłowa i dostępna?"}
  I -- "Nie" --> F
  I -- "Tak" --> J["Rezerwacja tworzona jest jako oczekująca"]
  J --> K{"Firma obsługuje zapytanie"}
  K -- "Odrzuć" --> L["Rezerwacja zostaje anulowana"]
  K -- "Potwierdź" --> G
  G --> M{"W dniu rezerwacji"}
  M -- "Przenieś" --> N["Sprawdź nowy termin i zasób"]
  N --> G
  M -- "Anuluj" --> L
  M -- "Przybył" --> O["Ustaw jako posadzony<br/>a następnie zakończony"]
  M -- "Nieobecność" --> P["Ustaw jako nieobecność"]